Datenschutz – jetzt bitte nicht vernachlässigen

Gerne klären wir Euch auch immer mal wieder über Formalitäten, wie das unglaublich langatmige, aber wichtige, Thema Datenschutz, auf.

Trotz der momentan heiklen Corona Zeiten, sollte dieses Thema natürlich nicht vernachlässigt werden. Denn guter Datenschutz ist ein Zeichen der Wertschätzung deinen Kunden, Mitarbeiter und Bewerber gegenüber. Wir haben uns hierfür an den Datenschutz-Experten Andreas Sutter von disphere gewandt und er hat uns fünf wichtige Tipps gegeben, die dir helfen sollen zu erkennen, dass Datenschutz mehr als eine lästige Pflicht ist.

Daher solltest Du auch in dieser schwierigen Zeit den Schutz von personenbezogenen Daten nicht vernachlässigen. Die fünf Hinweise von Andreas Sutter sollen dir dabei helfen.

TIPP 1: VORGÄNGE PRÜFEN

Prüfe die Vorgänge deiner Datenverarbeitung

Gerade im Moment sind viele Abläufe im Betrieb nicht so, wie gewohnt. Viele neue oder ungewohnte Themen kommen plötzlich dazu, die vorher oft so nicht vorhanden waren, wie zum Beispiel die Videokonferenz vom Home-Office aus.

Prüfe alle neuen Abläufe, ob du dort personenbezogenen Daten verarbeiten musst, und ob hier vielleicht besondere Risiken bestehen, dass die Daten in falsche Hände geraten könnten.

TIPP 2: SAFETY FIRST

Ergreife Sicherheitsmaßnahmen

Ergreife technische oder organisatorische Maßnahmen, die eine solche Datenschutzverletzung verhindern könnten. Denke dabei daran, dass du die Daten nur treuhänderisch verwaltest. Einfache Sicherungsmaßnahmen sind in jedem Fall besser, als gedankenlos zu handeln.

Beispiel: Weise deine Mitarbeiter an, Videokonferenzen und Telefongespräche im Home-Office so zu führen, dass kein Dritter zuhören oder Einsicht in den Bildschirm nehmen kann.

TIPP 3: BEWUSSTSEIN SCHAFFEN

Unterrichte deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen

Gerade im Home-Office oder unter dem Druck der derzeitigen Lage kommt es schnell auch zu Nachlässigkeiten. Der größte Teil der Datenschutzverletzungen geschieht durch ein leichtfertiges oder unkonzentriertes Verhalten.

Unterrichte deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen daher, gerade jetzt noch sensibler und vorsichtiger mit personenbezogenen Daten umzugehen.

Weise beispielsweise auf die besonderen Gefahren hin, die ungeschützte Netzwerke oder verdächtige Mail-Anhänge haben können.

TIPP 4: AUSRÜSTUNG PRÜFEN

Prüfe die Ausstattung der Home-Offices

Während an der Betriebsstätte die IT geprüft und reglementiert ist, herrscht im Home-Office oft eine unkontrollierte Mischung von Arbeitsmitteln des Arbeitgebers und eigener Hard- und Software.

Prüfe, inwieweit du dieses Durcheinander sortieren kannst. Es gilt der Grundsatz: im Home-Office sollte (mindestens) der gleiche Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandard vorherrschen, wie in der Betriebsstätte.

Besonders sollten eigene Clouds der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, wie zum Beispiel die iCloud des privaten Smartphones, für betriebliche Daten genutzt werden.

TIPP 5: FRAG EINEN PROFI

Hole dir Hilfe, wenn etwas schief geht

Wenn im Datenschutz etwas schiefläuft, sind oft wichtige Fristen zu beachten. Auch der Umgang mit den Behörden ist dann nicht immer reibungslos.

Daher hol dir, in diesem Fall, Hilfe von einem professionellen Datenschutz-Experten. Dieser hilft dir dann auch, aus dem Vorgang die richtigen Schlüsse zu ziehen.

Aus Fehlern lernt man. Das gilt auch im Datenschutz.